Les registres du commerce et des sociétés (RCS) sont tenus par les greffiers des tribunaux de commerce et des tribunaux civils compétents (tribunaux de district des départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle) et juridictions commerciales mixtes dans les départements et régions d’outre-mer). Les informations contenues dans ces registres sont vérifiées. Les bureaux d’enregistrement doivent vérifier que les déclarations sont conformes aux lois et règlements, qu’elles correspondent aux pièces justificatives et aux pièces jointes en annexe, et que, en cas de demande de modification ou de suppression, elles sont à jour. Ils vérifient également que les modalités de constitution des sociétés commerciales ou les modifications apportées à leurs statuts sont conformes aux lois et réglementations en vigueur dans les sociétés.
L’extrait du registre du commerce (Kbis) délivré par les bureaux d’enregistrement est la véritable «carte d’identité» indiquant l’état civil d’une entreprise inscrite au registre du commerce et des sociétés. Ce document regroupe toutes les informations qu’une entreprise doit déclarer. Le cas échéant, il contient également des commentaires sur les notes prises par le responsable de la tenue du registre. L’extrait de registre de commerce atteste de l’existence légale de l’entreprise et fournit des informations vérifiées. C’est le seul document officiel attestant l’identité et l’adresse de la personne physique ou morale inscrite, de leur activité, de leurs organes de direction, d’administration ou de surveillance, et de l’existence ou non de poursuites collectives. Seul le document officiel délivré et signé par le greffier possède les informations authentiques fournies par l’entreprise au registre du commerce et des sociétés.